LAPORANAKHIRLI ;

Laporan Teknikal Pertama

Friday 25 April 2014 @ 23:57

Pengenalan

Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) telah melaksanakan migrasi infrastruktur e-mel Kementerian sedia ada kepada infrastruktur baru iaitu perkhidmatan Government Unified Communication( 1GovUC) merupakan salah satu inisiatif di bawah projek permulaan EPP 2-1 Perkhidmatan Gunasama Kerajaan dalam Program Transformasi Ekonomi (ETP).

Tujuan utama 1GovUc adalah untuk mewujudkan pelaksanaan media komunikasi bersepadu antara agensi kerajaan. Secara ringkasnya, perkhidmatan 1GovUc ini boleh dikategorikan kepada tiga komponen utama iaitu:

· Perkhidmatan e-mel – iaitu e-mel/kalender/kenalan.

· Perkhidmatan UC- meliputi IM, Presence, Audio,Video, Web Conferencing serta Khidmat Suara dan Telefon.

· Perkhidmatan Telepresence – Bersifat imersif dan kualiti Audio dan video berdefinisi tinggi.

1GovUc menyediakan kemudahan untuk akses kepada e-mel, kalender dan kenalan dari hampir tidak kira dari mana dan bila masa pada desktop, komputer riba dan peranti mudah alih di samping membantu melindungi daripada perisian yang berbahaya dan spam.

Dengan menggunakan e-mel 1GovUc kita akan berhubung dari hampir di mana sahaja dengan emel yang dikemaskini secara automatik, kalender dan kenalan menggunakan peranti, termasuk PC, komputer Macintosh, iPhone, telefon Android, telefon pintar Blackberry dan Microsoft Windows Mobile. Selain itu, berhubung dengan Microsoft Outlook 2010 dan menggunakan semua fungsi Outlook yang sedia ada sama ada disambungkan kepada internet di rumah atau di pejabat, mahupun bekerja di luar talian.

Spefikasi aplikasi yang digunakan

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook atau Microsoft Office Outlook adalah sebuah program pengurus maklumat peribadi dari Microsoft dan bahagian dari suite Microsoft Office. Walaupun biasanya hanya digunakan untuk mengirim dan membaca e-mel, program ini juga memiliki fungsi kalender, jadual kerja, catatan dan jurnal. Apabila digunakan bersama dengan Microsoft Exchange Server, Outlook dapat menyediakan akses e-mel, kalender dan juga jadual.

Rajah 38: Microsoft outlook 2013

E-mel

E-mel adalah suatu sistem komunikasi elektronik di mana setiap pengguna dapat menuliskan suatu pesanan pada satu terminal tertentu yang dapat ditunjukkan pada terminal penerima. Kata email merupakan singkatan dari Elektronik Mail atau surat elektronik, dengan kata lain email juga dapat di definisikan sebagai surat elektronik dimana para pengguna terlebih dahulu harus memiliki akaun atau pada sistem tertentu.

E-mel bukan hanya boleh mengirim pesanan dalam bentuk teks, malah e-mel juga boleh dihantar melalui berbagai jenis fail seperti gambar, video dan audio. Tambahan pula, penghantaran e-mel bukan sahaja boleh dihantar dengan menggunakan komputer malah boleh juga menggunakan tablet, iPhone, telefon Android, laptop dan sebagainya.

Rajah 39: gambarajah e-mel dan mail yang sering digunakan oleh pengguna

Control Panel

Control panel merupakan sebuah folder yang mengandungi bahagian-bahagian yang mempunyai fungsi-fungsi tertentu pada komputer kita. Antara fungsinya adalah menambah/buang aplikasi, menghubungkan rangkaian dengan PC, menambah atau membuang pengguna akaun, menukar latarbelakang desktop dan sebagainya. Antara fungsi pengguna akaun adalah untuk menetap mail dan menukar gambar akaun.

Menetapkan Konfigurasi e-mel 1GovUc pada Desktop

Penetapan konfigurasi e-mel 1GovUc telah diaktifkan di pihak penyedia 1GovUc dan MAMPU kepada semua agensi di bawah kementerian termasuk Kementerian Pendidikan Malaysia.

Kolej Komuniti Bandar Penawar merupakan satu badan agensi di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia. Oleh itu, semua kakitangan ataupun staf dan pensyarah di KKBP hendaklah menggunakan e-mel 1GovUc. Oleh itu, saya telah diarahkan untuk melakukan tugasan ini.

a) Memeriksa login id user 1GovUc

Masukkan username seperti contoh juainiah.kk dan masukkan password di dalam Outlook Web Application.

Rajah 40: tetingkap pemeriksaan login id user 1govuc

Memastikan selepas memasukkan username dan password setiap user, paparan menunjukkan seperti Rajah 41 di bawah

Rajah 41

b) Menetapkan e-mel 1GovUc

Penyelia telah memberikan senarai login id setiap kakitangan Kolej Komuniti Bandar Penawar seperti Rajah 42 di bawah.

Rajah 42: Senarai nama dan username kakitangan KKBP

Langkah pertama, setiap komputer kakitangan akan di install Enterprise Trust yang boleh dimuat turun pada bahagian IT Admin>1GovUC Certificate>Enterprise Trust di laman web www.1govuc.gov.my

Rajah 43: paparan tetingkap untuk memuat turun Enterprise Trust

Langkah kedua, mencari aplikasi mail menggunakan dua kaedah. Kaedah pertama untuk mencari aplikasi Mail adalah klik butang Start. Pada ruangan carian taip ‘mail’ dan tekan Enter.

Rajah 44: Carian mail di butang start

Tetingkap Mail Setup akan dipaparkan seperti Rajah 45 di bawah.

Rajah 45

Kaedah kedua untuk mencari aplikasi mail adalah melalui control panel. Tekan User Accounts and Family Safety kemudian tetingkap seperti Rajah 46 akan dipaparkan

Rajah 46: Tertingkap user accounts and safety

Langkah ketiga, tekan email accounts pada mail setup seperti Rajah 47.

Rajah 47: Mail setup dipaparkan

kemudian akan terpapar di skrin account setting. Disitu kita akan dapat lihat e-mel yang lama yang mendaftar sebagai e-mel KKBP.

Rajah 48: account setting memaparkan e-mel lama.

Langkah keempat, Tandakan e-mail account seperti Rajah 49 kemudian click next bagi meneruskan.

Rajah 49

Langkah kelima, Isikan nama, alamat e-mel serta password bagi melekapkan data. Teruskan dengan tekan next.

Rajah 50: Lengkapkan data yang diminta sebelum klik next

Berdasarkan Rajah 51 menunjukkan selepas memasukkan alamat e-mel, komputer akan mencari alamat e-mel yang didaftar di dalam mail server. Untuk memastikan tiada ralat komputer hendaklah mempunyai sambungan rangkaian yang baik agar tidak menggangu proses mencari alamat e-mel.

Rajah 51

Konfigurasi akan berjaya apabila paparan menunjukkan tanda betul seperti Rajah 52. Klik finish.

Rajah 52

Langkah keenam, buka aplikasi Microsoft Outlok kemudian akan terpapar windows security seperti Rajah 53, masukkan username iaitu alamat e-mel 1GovUc dan password kemudian tandakan remember my crendetial dan tekan ok.

Rajah 53: Windows Security akan terpapar ketika membuka microsoft outlook hanya pada kali pertama selepas mendaftar akaun baru sahaja.

Di skrin desktop akan terpapar email lama yang mendaftar di bawah KKBP dan e-mel baru yang mendaftar di e-mel 1GovUc. Di bahagian kiri akan terpapar dua e-mel. Oleh itu, pengguna boleh menguruskan dua e-mel dalam satu masa. Namun, e-mel lama hanya berfungsi sebagai backup sahaja.

Rajah 54

Pada 13 April 2014 secara rasminya Kolej Komuniti Bandar Penawar telah menetapkan bahawa semua e-mel luar seperti gmail, yahoo, e-mel KPM mahupun e-mel JPP tidak boleh digunakan sebagai untuk mengirim mahupun menerima e-mel KKBP sebaliknya akan melalui e-mel 1GovUc.

c) Menetapkan e-mel 1GovUc di Telefon Pintar

Penetapan e-mel 1GovUc di telefon pintar seperti di telefon android, iPhone dan tablet adalah untuk memudahkan urusan kakitangan KKBP ketika berada di mana sahaja untuk memeriksa e-mel mereka.

Langkah pertama, pergi ke menu utama dan klik menu email seperti Rajah 55 di bawah.

Rajah 55: Menu utama memaparkan beberapa menu lain selain menu email

Kemudian, paparan setup email akan keluar di skrin telefon android. Langkah kedua adalah masukkan alamat e-mel 1GovUC di dalam kotak pertama dan masukkan password di kotak kedua. Klik next seperti Rajah 56 di bawah.

Rajah 56: Masukkan data yang diperlukan sebelum klik next

Langkah ketiga, pada paparan exchange server settings, klik exchange account untuk memilih jenis akaun. Seterusnya, masukkan username dan password di kotak yang disediakan seperti Rajah 57 di bawah. Klik next untuk meneruskan.

Rajah 57

Langkah keempat, klik untuk memilih automatic(push) di bahagian email checking frequency. Di bahagian amount to synchronize, klik untuk pilih one week. Teruskan dengan klik next seperti Rajah 58.

Rajah 58

Langkah terakhir, untuk membezakan nama e-mel dengan akaun e-mel yang lain, di bahagian give this account a name hendaklah ditukarkan dengan nama yang sesuai. Di kotak kedua bawah hendaklah dimasukkan nama sebenar pengguna seperti dalam Rajah 59. Klik done untuk selesai.

Rajah 59

POLITEKNIK UMMI NABILAH NAJIHA BINTI ABD RAHMAN

MERSING JOHOR 25DNS12F1017

LAPORAN AKHIR SESI DISEMBER 2013

LATIHAN INDUSTRI

KOLEJ KOMUNITI BANDAR PENAWAR

JALAN UNGKU ABDUL AZIZ

81930 BANDAR PENAWAR

JOHOR DARUL TA’ZIM

PENGESAHAN PELAJAR

Saya akui laporan akhir latihan industri ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan dan ringkasan yang tiap-tiap satunya telah saya jelaskan sumbernya.

Nama Pelajar : Ummi Nabilah Najiha Binti Abd Rahman
No. Pendaftaran : 25DNS12F1017
Tarikh :17 April 2014

PENGHARGAAN

Dengan nama Allah Yang Maha Pemurah dan Maha Mengasihani. Segala puji dan syukur kehadrat Allah S.W.T kerana dengan limpah kurniaNya dan keredhaanNya, kami telah dapat menyelesai dan menyiapkan laporan Latihan Industri ini dengan baik dan jayanya.

Pada kesempatan yang ada ini, saya ingin mengucapkan setinggi-tinggi terima kasih dan penghargaan kepada Cik Rosilawati Binti Masdar kerana sudi menerima saya sebagai pelajar latihan industri dan Puan Siti Hasmah Binti Rahman sebagai penyelia kepada saya dalam usaha menjayakan latihan industri ini. Sesungguhnya dengan kepercayaan, bimbingan, dan panduan yang diberikan secara berterusan maka latihan industri ini dapat dijayakan dengan sebaik mungkin.

Tidak lupa semua anggota di Unit ICT, Unit Pengambilan, Unit Latihan Industri, para pensyarah dan rakan seperjuangan yang sudi memberikan kerjasama yang baik sepanjang waktu latihan industri ini dijalankan. Hanya Allah sahaja yang mampu membalas jasa dan bakti yang diberikan oleh semua pihak yang terlibat samaada secara langsung atau pun tidak di dalam penghasilan laporan akhir latihan industri ini.

Sekian, terima kasih.

KESIMPULAN

Pada keseluruhannya, latihan industri ini telah banyak memberikan pengajaran dan pengalaman yang tidak ternilai kepada saya. Sepanjang tempoh 20 minggu (satu semester) di Kolej Komuniti Bandar Penawar (KKBP), saya telah diberikan banyak pendedahan melalui tunjuk ajar serta bimbingan daripada kakitangan di Unit ICT, warga KKBP terhadap pengalaman sebenar dalam alam pekerjaan.

Melalui latihan industri ini, banyak manfaat yang dapat diperolehi oleh pelatih terutamanya sebagai cabang dalam memotivasi dan mendisiplinkan diri dalam menggunakan peluang yang ada sama ada melalui tugas dan tanggungjawab yang telah diamanahkan oleh syarikat atau jabatan tempat latihan industri. Dengan kesedaran untuk memikul tanggungjawab yang diberikan, ini secara tidak langsung pelatih akan mempelajari cara-cara untuk membuat sesuatu kerja dengan betul dan mengikut apa yang diarahkan oleh pihak majikan.

Oleh yang demikian, penglibatan pelajar secara aktif dapat membantu dan memberikan pemahaman atau pengetahuan yang lebih daripada teknik-teknik yang dipelajari dengan mengabungkan antara teori dan praktikal yang dilalui sendiri melalui kemahiran di tempat kerja.Walau bagaimanapun, hubungan yang baik di antara pelatih dan kakitangan firma dapat memupuk keberkesanan komunikasi dan sifat hormat-menghormati di antara satu sama lain.

Melalui program latihan industri ini juga dapat memberikan pelajar untuk merasai suasana alam pekerjaan dan cara untuk bekerja. Selain itu dapat memberikan pelajar untuk mempelajari cara untuk berkomunikasi dalam suasana bekerja.

Sebelum memulakan program latihan industri juga diberikan pendedahan melalui kelas softskill. Dalam kelas ini ianya mengajar kita untuk berkomunikasi dan semuanya ini dapat diaplikasikan semasa program berjalan. Program ini juga memastikan pelajar dapat menyesuaikan diri dalam suasana pekerjaan.

Melalui latihan ini jugalah pelatih dapat bimbingan dan tunjuk ajar daripada kakitangan firma yang mempunyai pengetahuan yang luas dalam bidang yang diceburi. Bagi mendapatkan keberkesanan daripada latihan industri ini, pelatih juga didedahkan dengan cara melakukan kerja khususnya menguruskan peralatan ICT sebenar yang tidak dilakukan di politeknik.

Dengan kemahiran yang telah saya perolehi, saya dapat melengkapkan diri bagi mencapai wawasan 2020 dan menjadi modal insan yang berguna pada masa hadapan. Ia juga merupakan pelengkap untuk saya terus maju ke hadapan tanpa rasa takut dan malu bagi meneruskan pembelajaran di peringkat yang lebih tinggi.

Di samping itu, latihan industri juga merupakan latihan yang banyak memberi pengetahuan dalam cara-cara menguruskan rangkaian atau network dan ICT. Ia merangkumi tentang cara mempelajari menyelenggarakan makmal, menguruskan laman web rasmi dan meningkatkan taraf rangkaian di dalam Kolej Komuniti Bandar Penawar.

Secara keseluruhannya, latihan industri dapat memberikan ilmu yang bermanfaat kepada para pelajar. Hal ini kerana ianya bukan sahaja dapat melahirkan pelajar yang berkebolehan dalam pelbagai bidang malahan dapat menyahut hasrat kerajaan yang mahukan lepasan dari institusi-institusi pengajian di negara ini menerajui negara dalam pelbagai bidang ekonomi, sains dan teknologi maklumat.

Akhir sekali, para pelatih juga dapat meningkatkan kemahiran dan memupuk keyakinan serta meningkatkan prestasi diri masing-masing kerana banyak pengetahuan dan pengalaman yang berguna dapat diperolehi ketika menjalani latihan industri ini.

Oleh itu, sebagai kesinambungan daripada program latihan industri ini, program ini amat penting dan melatih pelajar untuk lebih berdikari dalam usia yang masih muda.

KOMEN DAN CADANGAN

Sepanjang tempoh saya menjalani Latihan di Kolej Komunti Bandar Penawar (KKBP) , saya telah memperolehi banyak pengetahuan dan pengalaman yang berguna sama ada dari segi teori mahupun amali. Unit ICT KKBP merupakan unit di bawah tanggungjawab Bahagian Unit Multimedia dan Sumber.

Unit Information Communication Technology (ICT) menguruskan penyelenggaraan barangan ICT seperti komputer dan printer di setiap makmal yang berada di kawasan Kolej Komuniti Bandar Penawar. Selain itu, ICT juga bertanggungjawab untuk menguruskan masalah network ataupun server yang tergendala di KKBP. Unit ICT juga berperanan untuk menguruskan CCTV ataupun alatan telekomunikasi seperti telefon yang berada di sekitar Kolej Komuniti.

Unit ini lebih menekankan kepada penyediaan wifi atau network di setiap kawasan Kolej Komuniti Bandar Penawar. Unit ICT telah memasang beberapa moderm wifi seperti di Blok C, Unit Pentadbiran, JPSH, Bilik Seminar, Dewan Kuliah dan di kawasan yang lain untuk memudahkan para pelajar dan staf menggunakan internet di mana mereka berada. Unit ICT juga telah menyediakan set computer yang lengkap kepada setiap staf dan pelajar di makmal untuk mereka menggunakan dengan sebaiknya. Oleh itu, dengan wujudnya Unit ICT, warga Kolej Komuniti Bandar Penawar dapat menggunakan teknologi terkini dengan sebaiknya.

Seterusnya, sesuatu yang amat positif dapat saya lihat di sini, sebagai pemaju, mereka memberikan perkhidmatan yang bermutu serta perlindungan kepada pengguna yang dijamin memberi impak yang besar kepada sesebuah keluarga. Bebanan kerja semakin hari semakin bertambah demi memberikan pekhidmatan terbaik. Komen dan cadangan saya kepada Kolej Komuniti Bandar Penawar bukanlah untuk kepentingan diri tetapi untuk kemajuan agensi ini. Komen dan cadangan saya adalah seperti berikut :

Kerjasama

Kerjasama antara semua anggota di Unit ICT dan warga Kolej Komuniti Bandar Penawar yang lain amat baik sepanjang perkhidmatan saya. Semasa saya menjalani latihan di sini, saya diberikan tunjuk ajar tentang proses pekerjaan dengan baik.

Komunikasi

Di Unit ICT dan KKBP, semua kakitangan berkomunikasi dengan baik dan sedia memberikan tunjuk ajar tanpa diminta. Secara keseluruhannya komunikasi di antara pekerja setakat ini di dalam keadaan yang baik. Saya berharap agar komunikasi sesama pekerja dapat dipertingkatkan lagi dari semasa ke semasa supaya tidak timbul masalah komunikasi di antara pekerja.

Disiplin

Masalah disiplin pekerja masih perlu diperbaiki. Elakkan daripada melambat-lambatkan tugas masing-masing dan pastikan sesuatu kerja dapat diselesaikan pada waktunya. Selain itu masalah dari segi masa juga perlu di atasi kerana ada sesetengah pekerja tidak peka dengan waktu masuk kerja.

LAMPIRAN	TAJUK
A	Memo Jawatankuasa Program Anugerah Pencapaian Pelaksanaan Kursus Pendek Sepanjang Tahun 2013 Kolej Komuniti Bandar Penawar
B	Memo Bengkel Penyuntingan dan Pemurnian Laporan Tahunan 2013
C	Kertas Kerja Sambutan Maulidur Rasul 1435H/2014M
D	Memo Lantikan AJK Perhimpunan Bulanan Bil
E	Memo Perlantikan Sebagai Ahli Jawatankuasa Pelaksana Minggu Suai Kenal Sesi Mac 2013
F	Contoh Information Menu Printer OKI B431dn
G	Contoh Borang Laporan Kerosakan Peralatan ICT